Client : « Je viens tout juste de signer un contrat avec mon associé français qui vaut des millions! Il est maintenant temps d’aller de l’avant avec la demande de brevet pour sécuriser les droits dans cette juridiction »
Agent de brevets : « Euh… désolé, l’échéance pour procéder dans cette juridiction est expirée, il n’est plus possible de procéder… »
Vous comprendrez que dans un échange fictif comme celui présenté ci-dessus, le cauchemar de tout agent de brevets serait d’avoir oublié de mentionner au client l’échéance pour faire le dépôt en Europe alors que celle-ci approchait.
En effet, dans le contexte d’une pratique juridique en propriété intellectuelle comme la nôtre, nous faisons affaires avec de nombreux clients qui auraient tous les moyens de nous poursuivre en dommages, le cas échéant… Nous avons évidemment des assurances pour ce genre de situation, mais nul besoin d’insister sur le fait que ce serait bien une solution de dernier recours que de devoir se résoudre à y faire appel.
La vérité est que la pratique d’un agent de brevets est parsemée d’une innombrable quantité d’échéances et que de nombreux clients n’ayant pas d’agents de brevets à l’interne comptent entièrement sur nous pour les guider à travers ces eaux tumultueuses.
Imaginez… vous déposez une première demande de brevet, vous avez un an, et pas un jour de plus, pour déposer la demande de brevet portant sur cette invention dans les autres pays (ou en faire une demande internationale en vertu du PCT). Il y a lieu, je vous le dis, de ne pas oublier cette échéance le moment venu!
Plus loin dans le processus, une fois que vous avez déposé votre demande de brevet dans plusieurs pays, des échéances surviennent en parallèle dans plusieurs d’entre eux : échéance pour fournir un tableau listant les dossiers correspondants dans les différents pays à l’examinateur indien, échéance pour répondre aux objections de l’examinateur chinois, échéance pour faire la requête d’examen au Japon, échéance pour payer la taxe de maintien en Europe…
La situation est d’autant plus complexe qu’un agent de brevets doit, pour réussir dans un cabinet comme le nôtre, avoir un grand volume de dossiers correspondants à des inventions différentes, souvent déposées dans de nombreux et différents pays d’une invention à l’autre!
Si nous avions des ressources illimitées, sans doute la solution à mettre en place serait moins technique. Toutefois, il y a une énorme pression exercée par les clients pour contenir les coûts associés aux dossiers de brevets tout en maintenant un degré de qualité à la hauteur des attentes élevées.
Les agents de brevets du cabinet doivent donc faire preuve d’astuce, et mettre des systèmes efficaces en place afin d’automatiser, dans une certaine mesure, certaines tâches de suivi. Le rôle du personnel du cabinet est aussi critique dans l’orchestration de cet immense jeu de jonglerie, et nous nous devons de voir à ce que le temps de chacun soit investi d’une façon justifiée.
La stratégie utilisée par notre cabinet débute d’abord et avant tout par la mise en place d’une culture qui se base sur deux axes principaux :
- Le sentiment d’importance associé aux échéances, partagé par tous les membres du personnel
- L’importance du travail d’équipe pour en assurer une bonne gestion (mieux vaut vérifier, quitte à paraître redondant)
En effet, les échéances peuvent nous être manifestées par de nombreux canaux de communication tels que les courriels adressés directement aux agents de brevets et/ou à leurs adjointes, le courrier traditionnel (typiquement en provenance du bureau des brevets), les fax (typiquement reçus des agents de brevets asiatiques)… Par ailleurs, de nombreuses échéances sont générées à l’intérieur d’un même dossier par des évènements survenus dans ce dossier, comme, par exemple, l’échéance pour le dépôt de la requête d’examen qui est générée par le dépôt de la demande de brevet au Canada.
Il est essentiel d’avoir un mécanisme efficace en place pour s’assurer que les échéances nous étant manifestées par les différentes voies de communication soient toutes traitées de façon professionnelle, sans exception. Il est également essentiel d’avoir un système informatique qui permette la gestion de toutes ces échéances et qui soit absolument sans faille (on ne parle pas ici de technologie qui se prête à la station spatiale internationale, mais pas loin!).
Nous avons donc des équipes de techniciens et de techniciennes en place dans les différentes villes du cabinet au Canada et dans les différents services, qui ont pour rôle de recevoir les indications associées aux différentes échéances et à entrer ces échéances dans le système, ainsi qu’à s’assurer de la double-vérification de chacune des données entrées dans le système.
Par ailleurs, notre cabinet a migré de son précédent système de gestion des échéances vers le système Inprotech en 2010. Nous avons embauché un analyste de systèmes (tu te reconnaîtra ici Chris), et avons formé un comité d’agents de brevets (dont j’ai eu l’honneur de faire partie avec d’autres collègues francophones dont Marie-Hélène Rochon et plus récemment Marie-Claude Gagnon). Le comité d’agents de brevets a poussé les capacités du système Inprotech à de tout nouveaux sommets en créant des diagrammes élaborés prenant en considération de nombreuses étapes prévues par la loi dans de nombreuses juridictions et en permettant au système de calculer automatiquement certaines échéances en se basant sur la date qui a été entrée manuellement par l’équipe technique. Il s’agit ici d’un très grand investissement fait par le cabinet dans l’optique de maintenir et de développer notre position de cabinet de premier plan en propriété intellectuelle au Canada.
Tous ceux pour qui j’ai su captiver l’intérêt jusqu’ici comprendront sans aucun doute qu’il y a une grande valeur qui est fournie aux clients à la fois du côté de l’équipe technique et du système de gestion des échéances (sans mentionner les assurances qui sont, vous pouvez me croire sur parole, très dispendieuses et qui sont là pour parer à l’éventualité où le système flancherait nonobstant tous les efforts que nous avons mis afin qu’il ne flanche pas). Cette valeur est capturée dans notre tarif lorsque nous prenons en charge un nouveau dossier et accomplissons certaines actions.
Heureusement, notre système Inprotech personnalisé nous permet non seulement de savoir automatiquement à quel moment nous devons faire un rappel à notre client dans les différents dossiers et d’orchestrer tout ce volume d’échéances sous notre responsabilité, mais comprend aussi certaines fonctionnalités additionnelles. Nous pouvons, en effet, générer des tableaux personnalisés listant les différents dossiers d’un client en un seul clic, et avons procédé à la programmation de lettres automatisées permettant de générer certains types de lettres adressées aux clients, au gouvernement, ou aux agents de brevets étrangers plus rapidement, plus uniformément, et tout en réduisant le risque d’erreur manuelle, ce qui étoffe l’avantage compétitif nous permettant de traverser avec brio une situation économique délicate dans un domaine hautement concurrentiel.
